Stagiaire archivage administratif et digitalisation (6 semaines)

74130 Contamine-sur-Arve, Auvergne-Rhône-Alpes
Stage

A propos de Nous

Le Centre Hospitalier Alpes Léman (CHAL) est un établissement récent, situé entre lacs et montagnes, ouvert en février 2012 de 450 lits et places de médecine, chirurgie et obstétrique.

Très dynamique, le CHAL a enregistré depuis son ouverture une croissance d’activité tous secteurs confondus de 25%. 2000 personnes y travaillent dont 200 médecins et internes.

Le CHAL est établissement support du GHT Léman Mont Blanc qui couvre le territoire nord de la Haute Savoie pour une population de 500 000 habitants.

Votre mission, si vous l'acceptez

Le CHAL propose un stage de 6 semaines au sein de l'équipe de la Direction des Affaires Médicales et de la Recherche. Le/la stagiaire bénéficiera d'un accompagnement tout au long de son stage et participera à un projet concret d'optimisation et d'organisation des archives du service.

Missions principales : Assurer l’archivage ainsi que la digitalisation sous un format numérique des dossiers des praticiens hospitaliers en lien avec la direction des affaires médicales.

Archivage :

  • Tri des dossiers administratifs

  • Classement et réorganisation des archives papier et de l’électroclass

  • Préparation et conditionnement des documents destinés à l'archivage ou à la destruction

  • Mise à jour du tableau de suivi

  • Étiquetage et référencement des dossiers

 Gestion documentaire :

  •  Participation au recensement et à l'inventaire des archives

  • Mise à jour des tableaux de suivi des archives

  • Participation à l'amélioration de l'organisation documentaire

 Digitalisation :

  •  Numérisation de documents administratifs

  • Classement électronique des documents

  • Indexation et contrôle de la qualité des fichiers numérisés

Respect de la réglementation :

  •  Application des règles de confidentialité

  • Respect des procédures internes de conservation des documents

  • Sensibilisation aux obligations liées à la protection des données

Le profil idéal, selon nous

  • Étudiant(e) en formation administrative, secrétariat, gestion documentaire, gestion des organisations ou domaine équivalent

  • Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)

  • Sens de l'organisation et de la méthode

  • Rigueur et capacité d'analyse

  • Respect de la confidentialité

  • Aptitude au travail en équipe

  • Autonomie et sens des responsabilités.

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    En postulant à une offre d’emploi du Centre Hospitalier Alpes Léman, responsable du traitement, et conformément aux articles 38 et suivants de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, vous nous autorisez à collecter vos données personnelles et à les utiliser dans le cadre d’un processus de recrutement et de toute procédure d’embauche. Vous disposez notamment d’un droit d’accès, de suppression, de rectification et d’opposition aux informations qui vous concernent en en vous adressant à dpo@ch-alpes-leman.fr.